База в Excel хороша для первого взгляда, но работать с ней удобнее в CRM: там видно, кому уже звонили, кто ответил и на каком этапе сделка. Разберём, как подготовить файл, загрузить его в популярные CRM и не устроить хаос из дублей.
1. Подготовьте файл
- Одна строка — одна компания. Если телефонов несколько, оставьте их в одной ячейке через запятую или разнесите по колонкам «Телефон 1», «Телефон 2».
- Понятные заголовки колонок. «Название», «Телефон», «Email», «Сайт», «ИНН», «Город» — CRM при импорте предлагает сопоставить колонки с полями, и с понятными названиями это быстрее.
- Формат телефонов. Единый вид, например +7XXXXXXXXXX, — так CRM сможет находить дубли и звонить в один клик.
- Кодировка CSV. Если русские буквы превращаются в «кракозябры», сохраните файл в UTF-8 или загрузите вариант в Excel.
2. amoCRM
В amoCRM импорт находится в разделе списков контактов и компаний — там есть пункт загрузки из файла Excel или CSV. Система предложит сопоставить колонки с полями и выбрать, создавать ли сразу сделки. Совет: создайте отдельную воронку или тег для импортированной базы, чтобы отличать холодные контакты от входящих заявок.
3. Битрикс24
В Битрикс24 загрузка выполняется из раздела CRM: в списке компаний или контактов есть импорт из CSV или Excel. Удобно сразу указать ответственного менеджера и источник «Холодная база». Перед импортом включите проверку дубликатов по телефону и email.
4. Дубли
Главная беда после импорта — одна компания в нескольких карточках, и в неё звонят два менеджера. Как избежать:
- включите поиск дублей по телефону, почте и ИНН при импорте;
- не загружайте одну и ту же выгрузку дважды — ведите учёт загруженных файлов;
- при повторном заказе по тем же отраслям и городам сравните новый файл со старым по ИНН.
5. Распределите базу
Раздайте компании менеджерам по понятному признаку: по городам, по отраслям или по алфавиту. Так каждый отвечает за свой кусок, а результаты легко сравнить. Если менеджеров много, начните с небольшого теста: двести компаний на человека и неделя на обработку — сразу будет видно, какие сегменты отвечают лучше.
6. Что дальше
Как начать разговор с компанией из базы и что писать в первом письме, — в инструкции о холодных звонках и письмах.
FluxData отдаёт базу в Excel и CSV с отдельными колонками для телефонов, почты, сайта, соцсетей, ИНН, директора и ОКВЭД — файл готов к импорту без ручной правки.